Jaren gescande facturen, bonnen en afschriften doorzoeken

Het probleem

Het boekhoudpakket bevat de boekingen. De brondocumenten erachter (papieren facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en brieven die per post of in een schoenendoos binnenkwamen) zijn gescand en per klant en jaar opgeborgen. Een deel ging door de documentherkenning van het pakket. Het meeste, zeker alles van vóór het huidige systeem, is kale scans. Begint een vraag bij een document in plaats van bij een boeking, dan is mappen openen het enige gereedschap.

Cloud-OCR-diensten indexeren het allemaal, maar dan gaat de financiële administratie van elke klant naar een derde partij. Voor veel kantoren betekent dat een gesprek met elke klant dat ze liever niet voeren en een verwerkersovereenkomst die ze liever niet tekenen.

Zo werkt het in Searchive

1. Je importeert per klant, per jaar of alles tegelijk. Wijs Searchive de archiefmap aan. Submappen doen mee, dubbele bestanden worden herkend aan hun controlesom en PDF's die al tekst bevatten, zoals e-facturen en exports uit het pakket, worden zonder herkenning geïndexeerd. Foto's van bonnen (JPEG, PNG, TIFF, WebP) kun je als reeks importeren en ze worden dan één document.
2. De herkenning draait op de achtergrond. Je kiest per document de taal (Nederlands, Duits, Frans, Engels of Italiaans, met twee tegelijk voor een tweetalige leverancier). Elk document toont zijn status en elke pagina krijgt een betrouwbaarheidsscore, zodat een vervaagd bonnetje op thermisch papier op de controlelijst verschijnt in plaats van stilletjes uit de zoekresultaten te verdwijnen.
3. Je zoekt over alle klanten en jaren op een factuurnummer, een leveranciersnaam, een IBAN, een btw-nummer of een bedrag. "Alle woorden" verfijnt ("Jansen 2021 factuur"), "een van de woorden" verbreedt ("Jansen Janssen Janszen") en "exacte zin" vindt een omschrijvingsregel. Resultaten tonen document, pagina en fragment, gerangschikt.
4. Een klik opent de gescande pagina met de treffer gemarkeerd. Het stempel, de handgeschreven paraaf en het logo van de bank staan er allemaal voor het controledossier.
5. Je pint de pagina's die de vraag beantwoorden met een notitie. De zoekopdracht exporteer je als CSV (bestand, pagina, fragment) als bijlage bij de werkpapieren. Projecten groeperen documenten per klant of per opdracht zonder bestanden te verplaatsen.

Waar de administratie blijft

Op je eigen computer. Searchive is een desktopprogramma voor macOS en Windows. De documenten, de herkende tekst en de index staan in één map die je back-up al meeneemt. Er is geen upload, geen account en geen cloudonderdeel. Het werkt offline. Een betaalde licentie wordt bevestigd met een periodieke controle die de licentiesleutel verstuurt en verder niets. De administratie van je klanten staat door dit programma op niemands server en geen model leert ervan.

Wat het niet doet

Searchive vindt documenten en leest er geen gegevens uit. Het haalt geen bedragen, datums of regels in een tabel, boekt niets in een grootboek en vervangt de documentherkenning van je boekhoudpakket voor lopend werk niet. Het leest alleen gedrukte en getypte tekst, dus een handgeschreven bon is een pagina om te bekijken en te pinnen maar niet om op inhoud te doorzoeken. Wat het wel doet: zeven jaar gescand papier in seconden antwoord laten geven, op de computer waar het papier al staat.