Gescande dossiers doorzoeken over alle zaken tegelijk

Het probleem op een klein kantoor

De scans zijn er. Opdrachtbevestigingen, contracten, processtukken, beschikkingen, correspondentie en deskundigenrapporten: de meeste kantoren hebben hun gesloten dossiers gedigitaliseerd, al was het maar om archiefruimte vrij te maken. Wat ze hebben is een mappenboom per cliënt en zaak vol PDF's die foto's van papier zijn. Een conflictcheck, een "hebben we over deze clausule eerder geadviseerd?" of een "welke dossiers noemen deze wederpartij?" komen allemaal neer op documenten met de hand openen, omdat de zoekfunctie van het systeem geen tekst in de scans ziet.

De voor de hand liggende oplossing, een clouddienst met OCR, stuit op de geheimhoudingsplicht. Cliëntdossiers gaan niet naar de servers van een derde zonder een besluit dat iemand wil verdedigen. De meeste kleine kantoren nemen dat besluit door het niet te nemen. De dozen blijven ondoorzoekbaar.

Zo werkt het in Searchive

1. Je wijst Searchive de map met gesloten dossiers aan, submappen inbegrepen. Elke PDF krijgt een controlesom, zodat een stuk dat onder twee zaken is opgeborgen wordt herkend in plaats van twee keer verwerkt. Bestanden die al een tekstlaag hebben, zoals alles uit Word of uit het praktijkpakket, worden meteen geïndexeerd.
2. Je kiest per document de taal. Nederlandse correspondentie, een Engels contract en een Duits deskundigenrapport worden elk in hun eigen taal gelezen of in twee tegelijk. De herkenning draait op de achtergrond op een computer van het kantoor, met per document een status. Een fout op pagina 210 van een bundel van 400 wordt vanaf pagina 210 hervat.
3. Je doorzoekt alle zaken tegelijk op de naam van een wederpartij, een clausule, een zaaknummer of een adres. Resultaten tonen document, pagina en een fragment met de gevonden woorden gemarkeerd, gerangschikt. De stand "een van de woorden" vangt varianten, zoals een vennootschap met en zonder rechtsvorm of een naam met en zonder tussenvoegsel. "Exacte zin" vindt de clausule.
4. Een klik opent de gescande pagina met de treffer gemarkeerd op het beeld. De handtekening, het stempel en de aantekening in de marge staan er allemaal, want je ziet de scan zelf.
5. Je bewaart wat je vond. Pin de pagina met een notitie ("vrijwaring uitgezonderd, vgl. zaak 2019") en exporteer de zoekopdracht als CSV voor de dossiernotitie. Projecten groeperen documenten per zaak, cliënt of due diligence zonder bestanden te verplaatsen.

Niets verlaat het kantoor

Searchive is een desktopprogramma voor macOS en Windows. De documenten, de herkende tekst en de zoekindex staan in één map op de computer die je kiest, die je bestaande back-up al meeneemt. Er is geen upload, geen account, geen cloudonderdeel en geen analytics. Het werkt met de netwerkkabel eruit. Een betaalde licentie wordt bevestigd met een periodieke controle die de licentiesleutel verstuurt en verder niets, dus geen documentgegevens, bestandsnamen of zoektermen.

Wat het niet doet

Searchive leest gedrukte en getypte tekst. Handschrift leest het niet, dus een handgeschreven besprekingsnotitie is een pagina die je kunt bekijken en pinnen maar niet op inhoud kunt doorzoeken. Het is ook geen documentbeheersysteem. Er zijn geen gebruikersrechten, audittrail of bewaartermijnen en meerdere mensen kunnen niet tegelijk in één bibliotheek werken. Het is een zoekprogramma voor het archief dat je al hebt, geïnstalleerd op één of enkele computers.